Cómo Hacer una Factura como Autónomo: Guía Paso a Paso
Una factura de autónomo no es un documento libre: la ley fija qué datos son obligatorios, cómo debe numerarse y cuándo hay que aplicar retención de IRPF. Un error habitual —un dato que falta, un salto en la numeración, una retención mal calculada— puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el gasto o que Hacienda te pida explicaciones. Te explicamos cada campo, con un ejemplo numérico completo y los fallos que más se repiten.
Qué debe llevar una factura por ley
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece el contenido mínimo obligatorio de cualquier factura, sea de un autónomo o de una sociedad. Si falta alguno de estos datos, la factura no es válida a efectos fiscales:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Número y serie | Correlativo, sin saltos, dentro de cada serie que utilices. |
| Fecha de expedición | Y, si es distinta, la fecha en que se prestó el servicio o entregó el bien. |
| Datos del emisor | Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal completo. |
| Datos del receptor | Nombre o razón social, NIF y domicilio. Obligatorio salvo en la factura simplificada. |
| Descripción de la operación | Concepto claro de qué se ha vendido o prestado, no basta con "servicios profesionales". |
| Base imponible | Importe antes de impuestos. Si hay varios tipos de IVA, se desglosa cada base por separado. |
| Tipo y cuota de IVA | Porcentaje aplicado (general 21%, reducido 10%, superreducido 4%, o exento indicando la causa). |
| Retención de IRPF | Solo si el cliente es empresa o profesional y la actividad está sujeta a retención. |
| Importe total | Resultado final tras sumar el IVA y restar la retención. |
Ejemplo paso a paso: cómo se calcula una factura real
Imagina que eres diseñador gráfico, facturas 1.000 € de honorarios a una empresa cliente y estás en tu segundo año de actividad (retención reducida del 7%):
| Base imponible | 1.000,00 € |
| + IVA (21%) | + 210,00 € |
| − Retención IRPF (7%) | − 70,00 € |
| Total a cobrar | 1.140,00 € |
Ojo con un matiz que confunde a muchos autónomos: el IVA no es un ingreso tuyo. Los 210 € los cobras, pero los debes a Hacienda y los liquidarás en el modelo 303 trimestral (descontando el IVA que tú hayas soportado en tus gastos). La retención de 70 € tampoco la ingresa tu cliente en tu bolsillo: es un adelanto de tu IRPF que el pagador ingresa directamente a Hacienda y que luego se refleja como pago a cuenta en tu declaración de la renta y, trimestralmente, en el modelo 130.
¿Cuándo aplicar retención de IRPF?
- Sí se aplica: cuando facturas servicios profesionales (asesoría, diseño, consultoría, formación, actividades artísticas...) a una empresa o a otro autónomo/profesional establecido en España.
- Porcentaje: 15% con carácter general; 7% durante el año de alta y los dos siguientes si no facturaste como profesional en los 12 meses anteriores.
- No se aplica: si facturas a un particular, si tu actividad es de venta de mercancías en lugar de servicios profesionales, o si el cliente está fuera de España sin establecimiento permanente en territorio español.
El cálculo de arriba parece sencillo, pero el error típico no está en la resta: está en aplicar el tipo de retención equivocado, olvidar el desglose cuando hay dos tipos de IVA en la misma factura, o dejar un hueco en la numeración correlativa al borrar una factura mal hecha. Un programa de facturación aplica el tipo correcto según el cliente y la fecha de alta, mantiene la numeración sin huecos y ya genera los registros conformes con Verifactu de cara a 2027. Ver Quipu — factura en 2 minutos, cálculos automáticos → Enlace de afiliado: si contratas el servicio, CalculadoraLaboral.es recibe una comisión sin coste adicional para ti. Solo recomendamos herramientas que usaríamos nosotros.
Numeración y series: la parte que más se falla
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni huecos. Puedes usar series distintas para casos diferentes —por ejemplo, una serie "R" para rectificativas o una serie separada por cada año natural— pero dentro de cada serie el orden tiene que ser continuo desde el primer número hasta el último de ese ejercicio.
El fallo más habitual es este: emites la factura número 12, el cliente pide un cambio, borras esa factura en tu plantilla y vuelves a emitir otra con el mismo número o saltas directamente al 13 dejando el 12 "en el aire". Cualquiera de las dos cosas rompe la correlatividad. La solución correcta siempre es la misma: nunca borres una factura ya numerada; si hay un error, se anula mediante una factura rectificativa que hace referencia a la original.
Plazo para emitir y enviar la factura
Como norma general, la factura debe expedirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional, el plazo se amplía: puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA, siempre dentro del mismo periodo de liquidación.
Errores que Hacienda sanciona
- Facturas incompletas. Falta el NIF del receptor, no se desglosa la base imponible o no consta el tipo de IVA aplicado.
- Huecos en la numeración sin justificación, que generan sospecha de facturas "ocultadas" ante una inspección.
- No aplicar la retención correspondiente o aplicar el 15% cuando tocaba el 7%, lo que obliga a rectificar y puede generar recargos.
- Conservarlas menos de 4 años. Es el plazo mínimo de prescripción; sin factura no puedes acreditar la operación ante una comprobación.
- Editar una factura ya emitida en lugar de emitir una rectificativa, perdiendo la trazabilidad del documento original.
Hacer bien una factura suelta es fácil siguiendo esta guía. Lo que desgasta es repetirlo cada vez, cuadrar el IVA soportado con el repercutido y volcar todo a mano en el modelo 303 y el 130 cada tres meses. Un programa que ya conoces por este blog conecta la facturación con esos modelos y los autorrellena a partir de tus propias facturas y gastos. Ver Quipu — facturación + modelos 303/130 automáticos → Enlace de afiliado: si contratas el servicio, CalculadoraLaboral.es recibe una comisión sin coste adicional para ti. Solo recomendamos herramientas que usaríamos nosotros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas con Excel o Word como autónomo?
Legalmente puedes redactarlas ahí, pero cada vez es más arriesgado: no dejan rastro de modificaciones ni borrados, y a partir del 1 de julio de 2027 los programas de facturación deberán cumplir el reglamento Verifactu, que exige precisamente lo contrario. Una plantilla de Excel no lo cumple.
¿Es obligatorio numerar las facturas de forma correlativa?
Sí. El Reglamento de Facturación exige una numeración correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni huecos. Puedes tener varias series, pero dentro de cada una el orden debe ser continuo.
¿Cuándo debo aplicar retención de IRPF en la factura?
Cuando factures a una empresa o a otro profesional por servicios sujetos a retención: 15% con carácter general, o 7% durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes. No se aplica si el cliente es un particular.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas emitidas?
Un mínimo de 4 años, plazo de prescripción tributaria general. Se recomienda conservarlas 6 años por si hay comprobaciones relacionadas con otros ejercicios.
¿Qué pasa si emito una factura con un error?
No se edita ni se borra la original. Se emite una factura rectificativa que hace referencia a la factura errónea y corrige el dato correspondiente, conservando ambas.