Cómo Hacer una Factura como Autónomo: Guía Paso a Paso

Una factura de autónomo no es un documento libre: la ley fija qué datos son obligatorios, cómo se numera y en qué plazo se emite. Si falta un dato o la numeración tiene saltos, tu cliente puede quedarse sin deducir el IVA y tú tendrás que rectificar. Aquí tienes cómo hacer una factura campo a campo, un modelo de ejemplo y el calendario real de la factura electrónica y de Verifactu.

Qué debe llevar una factura por ley

El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, art. 6) fija el contenido mínimo de una factura completa, la emita un autónomo o una sociedad:

Además, si la operación está exenta o no sujeta, o si se aplica la inversión del sujeto pasivo, tienes que indicarlo con una mención expresa, por ejemplo «Operación exenta, art. 20 Ley 37/1992» o «Inversión del sujeto pasivo».

Modelo de factura de ejemplo

Así queda una factura completa con todos los datos. Úsala como guía para hacer una factura propia la primera vez. Emisor y cliente son inventados: cambia cada campo por tus datos reales.

Cómo hacer una factura paso a paso: los importes

Es el mismo caso del modelo: eres diseñador gráfico, facturas 1.000 € a una empresa y estás en tu segundo año de actividad, así que aplicas la retención reducida del 7 %.

1. Base imponible: 700 € + 300 € = 1.000,00 €.
2. IVA: 1.000 € × 21 % = +210,00 €.
3. Retención: se calcula sobre la base (no sobre el total con IVA): 1.000 € × 7 % = −70,00 €.
4. Total a cobrar: 1.000 + 210 − 70 = 1.140,00 €.

Ojo: el IVA no es un ingreso tuyo. Los 210 € se los debes a Hacienda y los declaras en el modelo 303 (restando el IVA de tus gastos). Puedes calcularlo con la calculadora de IVA para autónomos. Los 70 € de retención los ingresa tu cliente en Hacienda en tu nombre: son un adelanto de tu IRPF que te restas en la declaración de la renta. Para calcular la retención de cualquier importe, usa la calculadora de retención en factura.

¿Cuándo aplicar retención de IRPF?

• Sí se aplica: cuando facturas una actividad profesional (asesoría, diseño, consultoría, formación, abogacía, arquitectura…) a una empresa o a otro autónomo establecido en España.
• 15 %: es el tipo general para profesionales (art. 95 del Reglamento del IRPF).
• 7 %: el año en que te das de alta y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de inicio. Tienes que comunicárselo por escrito al cliente.
• No se aplica: si facturas a un particular, si tu actividad es empresarial (por ejemplo, venta de productos) y no profesional, o si el cliente está fuera de España y no tiene establecimiento permanente aquí.

Factura completa o factura simplificada

La factura simplificada (el antiguo «tique») no necesita los datos del cliente. Solo puedes usarla en estos casos (art. 4 RD 1619/2012):

• Cuando el importe no supera 400 €, IVA incluido.
• Cuando no supera 3.000 €, IVA incluido, en ciertos sectores: comercio minorista, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, tintorerías y otros que recoge el reglamento.
• Cuando es una factura rectificativa de otra simplificada.

Si tu cliente es una empresa o un autónomo que quiere deducir el IVA, no hace falta siempre una factura completa: puede pedirte que añadas a la simplificada su NIF y su domicilio, y la cuota de IVA desglosada. Con eso ya puede deducirla (art. 7.2 RD 1619/2012).

Numeración y series: la parte que más se falla

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos. Puedes usar series distintas, por ejemplo una «R» para rectificativas o una por año (2026-0001, 2026-0002…). Dentro de cada serie, el orden tiene que ser continuo.

El fallo típico: emites la factura 12, el cliente pide un cambio y la borras para volver a hacerla. Eso rompe la numeración. Lo correcto es no borrar nunca una factura numerada. Si tiene un error, haz una factura rectificativa que cite la original.

Plazo para emitir y enviar la factura

La regla general es emitir la factura en el momento de la operación. Si tu cliente es empresario o profesional, tienes más margen: debes expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA (art. 11 RD 1619/2012). Es decir, como muy tarde el día 15.

Ejemplo: si terminaste un trabajo para una empresa el 28 de octubre de 2026, puedes expedir la factura hasta el 15 de noviembre de 2026. La del modelo de arriba (3 de noviembre, por un trabajo de octubre) está dentro de plazo.

Factura electrónica obligatoria y Verifactu: calendario real

Son dos obligaciones distintas que se suelen confundir:

• Factura electrónica obligatoria (B2B): todas las facturas entre empresas y autónomos tendrán que enviarse en formato electrónico estructurado (no vale un PDF) e informarse a una solución pública de Hacienda. La regulan la Ley 18/2022 «Crea y Crece», el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, y la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que pone en marcha los plazos desde el 6 de octubre de 2026.
• Verifactu: obliga a que el programa con el que facturas guarde registros inalterables de cada factura (Real Decreto 1007/2023). Sus fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025.

Qué significa para ti, en la práctica:

1. Si facturas a mano o con talonario de papel, Verifactu no te afecta. La factura electrónica B2B sí te afectará en 2028 si facturas a empresas.
2. Si usas un programa de facturación, comprueba que tu proveedor ya está adaptado a Verifactu.
3. Cuando llegue la factura electrónica, como cliente tendrás que informar de cuándo pagas cada factura recibida (en un plazo máximo de 4 días desde el pago). Por eso conviene que el programa que elijas haga las dos cosas.

Errores que Hacienda sanciona

1. Facturas incompletas. Falta el NIF del cliente, no se desglosa la base o no consta el tipo de IVA.
2. Huecos en la numeración sin explicación, que en una inspección hacen sospechar de facturas ocultas.
3. Aplicar mal la retención: no aplicarla, o aplicar el 7 % sin cumplir los requisitos.
4. No conservarlas al menos 4 años, el plazo de prescripción de los impuestos.
5. Editar una factura ya emitida en lugar de hacer una rectificativa.

Preguntas frecuentes